ভুল ব্যক্তিকে ইমেইল পাঠিয়ে ফেলেছেন, গুরুত্বপূর্ণ সংযুক্তি দিতে ভুলে গেছেন কিংবা পাঠানোর পরই চোখে পড়েছে বড় কোনো ভুল। এমন ঘটনা প্রায় সবার সঙ্গেই ঘটে। তখন প্রথম প্রশ্ন আসে, পাঠানো ইমেইল কি ফেরত নেওয়া সম্ভব?
উত্তর হলো, কিছু ক্ষেত্রে সম্ভব। তবে এর জন্য সময় খুবই সীমিত। জিমেইল, আউটলুক ও অ্যাপল মেইলে এই সুবিধা এক রকমও নয়। কোথাও পাঠানোর পর কয়েক সেকেন্ডের মধ্যে তা বাতিল করা যায়, আবার কোথাও নির্দিষ্ট শর্তে পাঠানো ইমেইল ফিরিয়ে নেওয়ার সুযোগ রয়েছে।
জিমেইলে কোনো ইমেইল পাঠানোর পর পর্দায় কিছু সময়ের জন্য ‘আনডু’ অপশন দেখা যায়। সেখানে চাপ দিলে ইমেইল পাঠানো বাতিল হয়ে আবার খসড়া হিসেবে ফিরে আসে।
এই সময়সীমা সর্বোচ্চ ৩০ সেকেন্ড পর্যন্ত রাখা যায়।
কম্পিউটারে জিমেইলের সেটিংসে গিয়ে ‘আনডু সেন্ড’ অপশনে এই সময় নির্ধারণ করা যায়। সেখানে ৫, ১০, ২০ অথবা ৩০ সেকেন্ডের মধ্যে যেকোনো একটি সময় বেছে নেওয়া যায়।
গুরুত্বপূর্ণ ইমেইল নিয়মিত পাঠালে ৩০ সেকেন্ড নির্বাচন করে রাখা বেশ কার্যকর। কারণ পাঠানোর পর ভুল চোখে পড়লে এই সময়ের মধ্যেই ইমেইলটি বাতিল করার সুযোগ পাওয়া যায়।
জিমেইলের ক্ষেত্রে এখানেই সীমাবদ্ধতা। ‘আনডু সেন্ড’ আসলে প্রাপকের ইনবক্স থেকে পাঠানো ইমেইল ফিরিয়ে আনে না। জিমেইল কয়েক সেকেন্ড ইমেইলটি পাঠানো বিলম্বিত রাখে। এই সময়ের মধ্যেই ব্যবহারকারী চাইলে পাঠানো বাতিল করতে পারেন।
নির্ধারিত সময় পেরিয়ে গেলে সাধারণ জিমেইলে সেই ইমেইল ফেরত নেওয়ার সুযোগ নেই।
অর্থাৎ এক ঘণ্টা আগে পাঠানো কোনো ইমেইল নিজের প্রেরিত বার্তার তালিকা থেকে মুছে ফেললেও প্রাপকের ইনবক্স থেকে সেটি মুছে যাবে না।
এমন পরিস্থিতিতে ভুলটি গুরুতর হলে দ্রুত আরেকটি ইমেইল পাঠিয়ে ভুলটি সংশোধন করা বা আগের ইমেইলটি উপেক্ষা করার অনুরোধ করাই সবচেয়ে ভালো উপায়।
মাইক্রোসফটের আউটলুকে কিছু ক্ষেত্রে পাঠানো ইমেইল সত্যিই ফেরত নেওয়ার সুযোগ রয়েছে। তবে এই সুবিধা সব ইমেইলের ক্ষেত্রে কাজ করে না।
সাধারণভাবে প্রেরক ও প্রাপক দুজনকেই একই প্রতিষ্ঠানের মাইক্রোসফট ৩৬৫ বা মাইক্রোসফট এক্সচেঞ্জ ব্যবস্থার আওতায় থাকতে হয়।
সমর্থিত আউটলুকে প্রেরিত বার্তার তালিকায় গিয়ে পাঠানো ইমেইলটি খুলে ‘রিকল মেসেজ’ অপশন ব্যবহার করে ইমেইল ফেরত নেওয়ার চেষ্টা করা যায়। কিছু সংস্করণে পুরোনো ইমেইলটি সরিয়ে তার বদলে সংশোধিত ইমেইল পাঠানোর সুযোগও রয়েছে।
ফেরত নেওয়ার চেষ্টা সফল হয়েছে কি না, পরে প্রতিবেদন থেকেও তা জানা যেতে পারে।
তবে আউটলুকের অ্যান্ড্রয়েড ও আইওএস অ্যাপে বর্তমানে পাঠানো ইমেইল ফেরত নেওয়ার সুবিধা নেই।
আইফোন, আইপ্যাড ও ম্যাকের অ্যাপল মেইলে পাঠানোর পর অল্প সময়ের জন্য ‘আনডু সেন্ড’ ব্যবহার করা যায়।
ম্যাকে ইমেইল পাঠানোর পর সাধারণত পাশের তালিকার নিচে ‘আনডু সেন্ড’ অপশন দেখা যায়। অ্যাপলের তথ্য অনুযায়ী, শুরুতে এটি ১০ সেকেন্ডের জন্য সক্রিয় থাকে। সেটিংস থেকে এই সময় পরিবর্তন করা যায়।
আইফোন ও আইপ্যাডেও মেইলের সেটিংস থেকে পাঠানো বাতিলের সময় নির্ধারণ করা যায়।
জিমেইলের মতো অ্যাপল মেইলের এই সুবিধাও মূলত ইমেইল পাঠানোর প্রক্রিয়াটি কিছু সময় বিলম্বিত করে। ফলে নির্ধারিত সময়ের মধ্যে চাইলে ব্যবহারকারী পাঠানো বাতিল করতে পারেন।
ইমেইলের সঙ্গে ভুল ফাইল, ব্যক্তিগত নথি বা সংবেদনশীল তথ্য চলে গেলে শুধু নিজের প্রেরিত বার্তার তালিকা থেকে সেটি মুছে কোনো লাভ নেই।
তখন প্রথমেই দেখতে হবে, পাঠানো বাতিল করার সময় এখনো আছে কি না। সুযোগ থাকলে সঙ্গে সঙ্গে আনডু বা রিকল ব্যবহার করতে হবে।
সেটি সম্ভব না হলে দ্রুত প্রাপকের সঙ্গে যোগাযোগ করে ফাইল বা ইমেইলটি মুছে ফেলার অনুরোধ করা উচিত।
ইমেইলে অফিসের সংবেদনশীল তথ্য থাকলে প্রতিষ্ঠানের তথ্যপ্রযুক্তি বা নিরাপত্তা দলকেও বিষয়টি জানানো দরকার। এতে তথ্যের অপব্যবহার ঠেকাতে দ্রুত প্রয়োজনীয় ব্যবস্থা নেওয়া সম্ভব হতে পারে।
ইমেইল পাঠানোর আগে একটি সহজ অভ্যাস বড় ভুল থেকে বাঁচাতে পারে।
প্রথমে ইমেইলের মূল লেখা ঠিক করুন। এরপর প্রয়োজনীয় সংযুক্তি যোগ করুন। সবশেষে প্রাপকের ইমেইল ঠিকানা লিখুন।
এভাবে কাজ করলে অসম্পূর্ণ ইমেইল ভুল করে পাঠিয়ে দেওয়ার ঝুঁকি কমে। কারণ লেখার মাঝখানে ভুল করে পাঠানোর বোতামে চাপ পড়লেও প্রাপকের ঠিকানা না থাকায় ইমেইল পাঠানো হবে না।
জিমেইল ব্যবহার করলে পাঠানো বাতিলের সময়সীমা ৩০ সেকেন্ড করে রাখাও ভালো।
কারণ পাঠানোর পর ওই কয়েক সেকেন্ডই অনেক সময় একটি বিব্রতকর কিংবা গুরুতর ভুল সংশোধনের শেষ সুযোগ হয়ে দাঁড়ায়।
সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হলো, ইমেইল একবার সত্যিই প্রাপকের ইনবক্সে পৌঁছে গেলে নিজের প্রেরিত বার্তার তালিকা থেকে সেটি মুছে প্রাপকের ইনবক্স থেকে সরিয়ে ফেলা যায় না।
তাই ইমেইলের ক্ষেত্রেও সবচেয়ে কার্যকর কৌশল হলো, পাঠানোর আগে কয়েক সেকেন্ড থামুন এবং প্রাপকের ঠিকানা, মূল লেখা ও সংযুক্তি আরেকবার দেখে নিন।